Береги время смолоду!
Чем успешнее менеджер, чем более высоких ступеней он достигает в карьере — тем более явным становится парадокс. У менеджера все больше денег — и все меньше времени. Абсолютное большинство руководителей высокого уровня в числе главных управленческих проблем называют нехватку времени. Рабочий день в полтора и даже два раза превосходит определенные Трудовым Кодексом рамки; выходные случаются раз в месяц; отпуск — раз в три года… Карьерный успех, как ни странно, часто не дает счастья и удовольствия от жизни — из-за проблем с нехваткой времени на личную жизнь, отдых, спорт, семью. У вас есть счастливая возможность — научиться планировать время до того, как вы станете суперзагруженным топ-менеджером. Время, как и честь, нужно беречь смолоду. Это поможет вам быстрее расти в карьере, а достигнув должностных высот, не превратиться в «загнанную лошадь».
Одна из самых типичных проблем в планировании времени — как бороться с промедлением, как заставить себя выполнять неприятные, тяжелые, постоянно откладываемые задачи. Познакомлю вас с некоторыми техниками выполнения неприятных задач, приведенными в моей книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» (М.: Манн, Иванов и Фербер, 2005; 2-е издание — 2006).
«Раскачка» при выполнении сложных задач
Как «втянуться» в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Ведь чем сложнее выполняемая нами задача, тем более высокий уровень «включенности», вовлеченности необходим для работы над ней.
Потратить меньше времени и сил на «раскачку» поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно. «Завтра оформлю титульный лист докторской диссертации». Так написала одна из участниц открытого тренинга в Новосибирске в анкете обратной связи, отвечая на вопрос «Три простых шага, которые я сделаю уже в ближайшие дни». Хороший пример того, как в самом большом и сложном деле можно найти какое-то простое начало.
Промежуточная радость
Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами —«промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанные страницы откусить кусочек шоколадки, прочитать следующий анекдот в сегодняшнем выпуске anekdot.ru» и т. п. Эти награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы они были немедленными. Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.
Съедение «лягушек»
Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». «Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов. У испанцев есть поговорка «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной лягушки, вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных лягушек вы не вспоминаете — они остались на следующие дни. И наоборот, если утром лягушку не съесть — она будет весь день «маячить» где-то на горизонте и отравлять жизнь.
Как пишет один ученик ТМ-школы, «Я думал, у меня стада лягушек, зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел «правило ежедневной лягушки» — они все разошлись за две недели». Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив на большое количество мелких «лягушек». Рассказал один из участников ТМ-сообщества: «Мне нужно было решить достаточно неприятную проблему с налоговой. С одной стороны, проблема не срочная, можно откладывать, но с другой стороны — в итоге будет гораздо хуже. Тогда я разбил проблему на подзадачи, но не просто, а «до идиотизма». Примерно так: 1. Купить конверт. 2. Найти в справочнике адрес налоговой. 3. Надписать конверт, и т. д. Получилось около 150 пунктов. Дальше взял за правило: каждое утро вычеркивать любые 5 пунктов. Таким образом проблема, откладывавшаяся месяцами, была достаточно быстро решена».